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Submitted by acsgd on November 18, 2019

中文学校董事会

会议记录

日期:2019年8月5日

地点:郭嶷家

出席:郭晓冬,郭嶷,李冬旭,潘建荣,晏红,张献钢,郑岳, 邓晓东(校长),吴应明(远程)

旁听: 陆雅婷 (校长助理)

记录:郭嶷

会议开始:7pm

郭嶷主持会议。

  1. Approval of minutes of 5月7日会议。Approved via WeChat discussion.
  2. 讨论议题

    1. 新老校长交接 (张献钢,邓晓东)

交接内容计划包括中文学校资产清单, 中文学校的银行帐号清单(余额及签字人),校舍基金帐号, 教师及工作人员基本资料, 房租合同及联系人,网站公司合同及联系人,工作流程文件, 校委会会议记录,财务 (17-18 年审计报告,18-19年结算,过去几年的预算和结算,过去几年的报税表,IRS的往来信件),和信箱钥匙.

中文学校资产信息还在收集整理中。工作流程仅限于财务制度和注册程序,在学校网站上。其它工作流程和制度要进一步制定和完善。校委会会议没有记录。财务的审计和结算还在进行中,将尽快完成。

具体交接完成如下:

    1. 财务组工作安排 (晏红,郭晓冬)

晏红和郭晓冬汇报了财务工作。学校的财务工作繁琐复杂,应该算是最辛苦也是最容易出问题的工作之一。校委会财务人员为此花费了大量时间和精力。特此感谢。

2017-2018的问题集中在现金管理(不及时入账,工作量大,容易出错,考虑改进方法),Expense报销(比如没有签收人,超专项预算),和银行账号管理(有被罚款)。 2018-2019年度账目整理比上一年进步很多。退票问题有缓解,至今只发现一张退票。而这张支票是收到后两周内存入的。问题出在开支票一方。程序有提高, 比如 2019报销单格式很漂亮,很专业,有填表说明,有预算信息。

另外财务没有按专业要求分工,没有和董事会财委会有效合作及执行2018年11月的决议。建议继续在制度化和专业化上努力。

    1. 新一届校委会工作安排及补贴 (邓晓东)

新校长邓晓东汇报了他的工作安排:

校长助理:陆雅婷

教务长(中文副校长):肖芃

文化课副校长:熊鹰

财务副校长:招聘会计和出纳

总务:陆虹

运营副校长:招聘

宣传副校长:孙津蕾

IT副校长:居熙

注册副校长:宁美妮,罗亚敏

活动副校长:陈兴平

补贴和去年一样。

开学前的几项工作包括招聘和人员到位,制定校历和签订房租合同,更改银行账号签字人。

招聘委员会成员:

财务:潘建荣(组长),邓晓东,郭晓冬,晏红,郑岳, 郭嶷(后备,如果晏红不能参加)

运营:潘建荣(组长),邓晓东,张献钢,郑岳,郭嶷

招聘广告将于15日之前发出,申请于22日截至。

之后董事会与现任财务人员马茜沟通,她愿意调整到做运营工作。因此,只有财务人员需要公开招聘。截至日期前共收到四份申请。8月24日在troy public library 招聘委员会和申请人进行了面谈。招聘委员会综合考虑工作安排,分工及未来梯队建设后,决定蔡艳红为会计,冉茂萍和吴庆庆为出纳。

    1. 校委会成员开设文化课

文化课副校长熊鹰提出在中午时间(11:15-12:15)开设太极拳课。她提出因为作为副校长有补助,课程的学费全交学校。经董事会讨论,原则上支持扩大中国文化影响丰富社区文化生活的举措。具体实施我们建议1)上课时间避开中午文化课时间,因为这段时间需要文化课副校长。上午/下午中文课的时间可能更好。2)作为老师的收入可以捐款形式赠与中文学校。

    1. 保密协议,人事资料管理 (郭嶷): tabled. Discussion will continue on WeChat.
    1. 学校资产管理: tabled.
    1. 最近的活动通知

8月10日名师巡讲在schoolcraft举行。老师都会参加。期间密西根中文学校协会召开负责人会议。

张献钢,邓晓东,郭嶷,郭晓冬,陆雅婷参加了会议。2020年州中文大赛由我校举办。

10;17pm 散会